よくあるご質問(会員の方)

2022年1月以降のデータが対象となりますので今までの電子データも保存が必須となります。 ただ、23年の12月までは、義務化の猶予期間となりやむを得ない場合のみ除外されます

はい、法改正なので必ず対応が必要です。2022年1月に電子帳簿保存法の改正があり、

電子データにて保存することが明確に法令にて義務付けされておりますので必須となります。

今までは紙に印刷しての保管が認められておりましたが、それが法律で認められなくなっております。

検索機能に求められていること３つ

①取引年月日、その他の日付、取引金額、取引先

②日付または金額にかかる記録項目について、その範囲を指定して条件を設定できること

③二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること

これらを即時検索できる環境が要件となっています。

「必要なデータをすぐに取り出す」が重要です。

メールで送付した場合は電子取引に該当するため、紙の保存ではなくスキャンして添付したデータの保存が必要です。

社員が紙をスキャンしてPDFで送ってきたというのもメールで送られてきたら電子取引です。

保存する必要があります。見積書は、それぞれの見積金額が確定データとなるため，最終的に契約した見積書のみを保存するのではなく、全ての見積書を保存する必要があります。

電子帳簿保存法に対応するために最低限保存すべき証憑は、電子データで受領をした証憑となります。

請求書・納品書・領収書・見積書以外にも、契約書や注文書等もPDFなどの電子データで受領をしている場合には電子保存の必要があります。

電子データは課税文書に該当せず印紙税の課税は行われないため、不要になります。

ネット注文で注文書をPDFファイルで出力できる場合、注文書は紙で出力せずに電子取引の要件を満たす形でPDFファイルで保管していただく必要があります。

注文書、請求書、領収書等の記載事項の掲載されているメールの保存が必要となります。

一般的に①③が電子取引の保存対象となります。

WEB上から請求書や領収書等のデータ（PDFファイル）をダウンロードしていただくか、WEB上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを電子データとして保管していただく必要があります。

同一のものなら、いづれか一つの請求書の保存で大丈夫です。

絶対に出来ないというわけではありませんが大変ではあります。

まず、電子取引の保存要件をみてみると

①真実性の確保

②可視性の確保

の２点があります。

真実性の確保に関しては、タイムスタンプを自社での導入や、改ざん防止の事務処理規定を作成したりとかなりの手間がかかったりします。

可視性の確保は、検索機能の確保が重要で、取引年月日や取引金額、取引先で検索、もしくは２つ以上の項目で検索がかけられる機能が必要となっていて、通常のメールソフトでは不十分となっています。

可視性や真実性が確保できる要件を満たしたサーバーを自身で準備してとなると専門スキルと・コストが多くかかるので、電帳法対応のシステムを導入するのが一番現実的でコストを抑えられると思います。

取引情報（取引に関して受領したり交付したりした、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これに準ずる書類に通常記載される事項）の授受を電磁的方式により行う取引です。

今まで通り帳簿関係はお任せされると思いますが、データ保存自体は自社で行わないといけないので、

環境を整えることは必要となります。

実は2022年1月からスタートしていますが、猶予期間として2年設けられましたが

2024年1月には対応をする必要があります。

電子取引の保存要件が決まっていまして

・システム関係書類等を備え付ける。

　※システム概要書・システム仕様書・操作説明書・事務処理マニュアル等

・保存場所に電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、

　画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく。

・税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしておく。

上記が最低限必要となりますのでBizポケに新たに追加されます機能を使えば

保存が行えるようになります。

※現在ツールは実装調整中となります。

電子帳簿保存法で認められている保存は3パターンとなります。

①電子帳簿保存

②スキャナ保存

③電子取引データ保存

電子取引における電子データの保存の義務化が決まったので、今まで通りの対応は出来なくなります。

電子取引＝データで受け取るケースはすべて該当となりますので、これまで「電帳法とは無関係」と思っていた会社様も

義務化対象となってきます。

帳簿や決算書、請求書など国税関係帳簿・書類を一定の条件を満たせば、電子化して保存してもいいという法律です。